Salarisadministratie

Als werkgever ben je verplicht om de salarisadministratie van je werknemers goed bij te houden. Deze administratie bestaat uit verschillende documenten waaronder onder andere de loonstaat, loonstrook en jaaropgaven. Dit klinkt als een heleboel werk en dat is het ook. Het is daarom aan te raden om alles goed bij te houden. Bovendien moet er ook de loonbelastingverklaring en onkostenvergoeding geregeld worden. De meest belangrijke formulieren zullen hieronder worden toegelicht. De loonstaat is de eerste van de drie belangrijke documenten. In dit document word het loon in geld en in natura vermeld. Ten tweede worden ook de vergoedingen, zoals een reiskostenvergoeding gemeld. Tot slot worden de persoonsgegevens van de werknemer gegeven inclusief het sofinummer en het rekeningnummer.

Het tweede document is de loonstrook. Hierin wordt het loon, netto en bruto, de gewerkte uren en over welke tijdsperiode dit verdiend is, aangegeven. Daarnaast moeten ook de onkostenvergoedingen, vakantierechten, minimumloon en de ingehouden loonbelasting worden genoteerd. Deze gegevens zijn natuurlijk persoonsgebonden dus dienen ook de persoonsgegevens van de werknemer en werkgever te worden vermeld.

Het derde en verplichte formulier is de jaaropgave. Hierin wordt het loon van de werknemer op jaarbasis vermeld. De ingehouden loonbelasting, het sofinummer, de code bepaling loonbelasting en het totaalbedrag van arbeidskorting worden hierin berekend.

De loonadministratie in eigen beheer onderhouden, kan veel tijd en werk opleveren voor de werkgever. Er is een bepaalde kennis voor nodig en je moet er natuurlijk even goed voor gaan zitten. Bovendien zijn er tegenwoordig ook online salarisadministratie programma’s, waarmee het voor werkgevers al makkelijker wordt gemaakt om het in eigen beheer te houden. Het scheelt natuurlijk veel in kosten wanneer je dit uitbesteed of zelf doet, echter is tijd ook vaak geld. Daarom zie je vaak bij grotere bedrijven dat zij toch vaak een loonservice inhuren om de salarisadministratie voor hen te doen. Het hoeft niet duur te zijn, dit is uiteraard wel afhankelijk van het aantal medewerkers. Echter hebben zij de kennis en expertise en kun jij je dan weer bezig houden met echte werkzaamheden voor een werkgever.